A nota fiscal de entrada é um documento, emitido pelo fornecedor, com os produtos comprados pela loja. Seu objetivo é a comprovação fiscal da movimentação de mercadorias e a sua entrada no sistema possibilita um maior controle de estoque e registros fiscais. Neste artigo, explicaremos como registrar a entrada de nota.

Não sabe como registrar a entrada de nota através do XML? Clique aqui.

Se preferir, assista ao vídeo:

Como fazer a entrada de nota manual?

1. Antes de realizar a entrada de nota é importante verificar se o fornecedor já está cadastrado e se todos os produtos da nota já estão vinculados ao fornecedor, através do código de referência. Siga os passos do artigo abaixo para realizar esses procedimentos. 

Como cadastrar um fornecedor e vincular os produtos? Clique aqui. 

2. No Backoffice, acesse o caminho Gestão > Estoque > Compras > Entrada de Mercadoria: 

3. Na aba Nota fiscal, clique no ícone : 

4. Preencha os campos abaixo de acordo com a nota emitida pelo fornecedor: 

• • Entrada: É um número único gerado automaticamente para o registro da entrada de nota no sistema SW. 
  • Fornecedor: Selecione o fornecedor dos produtos. Como cadastrar um fornecedor? Clique aqui. 
  • Entrega: Selecione a data que os produtos foram entregues no estabelecimento. É importante fornecer a data real, pois influência diretamente no estoque na loja. 
  • Emissão: Selecione a data de emissão da nota. 
  • Nota fiscal: Informe o número da nota fiscal. 
  • Série: Informe a série da nota fiscal. 
  • Modelo: Preencha o modelo como 55. 
  • Chave NF-e: Campo não obrigatório, informação localizada embaixo do código de barras na nota fiscal.  Dica: Campo obrigatório para a emissão de NF-e de Devolução. Como emitir uma NF-e de Devolução? Clique aqui. 

5. Na aba Produtos, é necessário adicionar todos os produtos que constam na nota fiscal. 

5.1. Para adicionar um produto, preencha as informações abaixo de acordo com a nota e clique em :

• • Produto: Clique no campo e pesquise pelo nome ou código do produto na SW. 
  • Código Referência: Preencha com o código do produto no fornecedor. Fica localizado em frente ao produto na nota fiscal. 
  • Quantidade: Digite a quantidade do produto por Unidade. 
  • Valor: Digite o valor do produto por Unidade. 
  • Total: Será preenchido automaticamente, traz o resultado da Quantidade vezes o Valor. 
  • Fator: Informe quantos produtos tem em cada Unidade. 
  • Unidade: Informe a unidade de compra do produto. 

No exemplo acima, o produto adicionado é o ÁGUA o código no sistema SW é 51 e o Código de Referência no fornecedor é 2133658. A quantidade comprada foi de 3 unidades de caixas, com 5 garrafas em cada, no valor de 50 reais por caixa. 

Como cadastrar um fornecedor e vincular os produtos? Clique aqui. 

5.2. Assim que inserido todos os produtos, é necessário preencher as informações fiscais de cada produto de acordo com a nota. Os campos CFOP e CST ICMS são obrigatórios. Para informar ou editar os campos CFOP, CST ICMS e outros, basta mover a barra de rolagem para a direita e dar um duplo clique direto no campo: 

6. Na aba duplicatas, preencha com os dados de pagamento da nota: 

6.1. A bonificação deve ser utilizada somente para notas com produtos gratuitos por bonificação, doação ou brinde. Ao habilitar Bonificada, os demais campos da aba Duplicatas não precisarão mais serem preenchidos, sendo possível finalizar a entrada de nota clicando em . 

6.2. Em Conta, selecione a conta bancária em que será descontado o valor da nota e no campo Plano de contas selecione em qual plano de contas entrará os valores da nota. 

Saiba mais sobre como criar um plano de contas clicando aqui. 

6.3. Em parcelamento, preencha os campos abaixo:

• • Quantidade: Informe a quantidade de vezes que a nota foi parcelada. Caso não tenha parcelado preencha com 1. 
  • 1º Vencimento: Preencha com a data de vencimento da primeira parcela. 
  • Intervalo de Dias: Coloque o intervalo de dias entre as parcelas. 
  • Calcular: Após preencher os campos acima clique em calcular. O sistema irá pegar as informações e trazer a quantidade, data de vencimento e valores das parcelas: 

No exemplo acima, a nota no valor de 7.500,00 reais foi parcelada em 2 vezes, o intervalo entre as parcelas é de 30 dias e o vencimento da 1ª parcela será em 17/07. Dessa forma, o vencimento da 2ª parcela ficou para 16/08 e o valor de cada parcela será 3.750,00 reais. 

7. Após o preenchimento de todas as abas, clique em . Aparecerá a mensagem abaixo, se todas as informações estiverem corretas clique em OK. 

8. Após a entrada, aparecerá uma mensagem com detalhes sobre o pagamento dessa nota, informando que foi gerado automaticamente despesas a pagar. As informações como parcela, valor e datas de vencimento dessas despesas levam em consideração o preenchimento da aba Duplicadas. 

Dica: Caso a nota esteja bonificada não será gerado uma despesa a pagar, pois será considerado que a nota não precisa ser paga. 

8.1. No caminho Gestão > Financeiro > Despesas > Calendário de Despesas, terá acesso as despesas geradas que deverão ser compensadas quando realizar o pagamento. 

Como visualizar as despesas no Calendário de Despesas? Clique aqui.

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