A nota fiscal de entrada é um documento, emitido pelo fornecedor, com os produtos comprados pela loja. Seu objetivo é a comprovação fiscal da movimentação de mercadorias e a sua entrada no sistema possibilita um maior controle de estoque e registros fiscais. Neste artigo, explicaremos como registrar a entrada de nota através da importação do arquivo XML da nota.
Não sabe como registrar a entrada de nota manual? Clique aqui.
Se preferir, assista ao vídeo:
Como fazer a entrada de nota através do XML?
1. Antes de realizar a entrada de nota é importante verificar se o fornecedor já está cadastrado e se todos os produtos da nota já estão vinculados ao fornecedor, através do código de referência. Siga os passos do artigo abaixo para realizar esses procedimentos.
Como cadastrar um fornecedor? Clique aqui.
2. No Backoffice, acesse o caminho Gestão > Estoque > Compras > Entrada de Mercadoria:
3. Na aba Nota fiscal, siga os passos abaixo para importar o arquivo XML da nota emitida pelo fornecedor:
-
- Clique em
;
- Em seguida, em Upload;
- Selecione o arquivo XML da nota de entrada;
- Clique em Abrir e em Enviar;
- Por fim, clique em OK nas mensagens de confirmação.
- Clique em
4. Preencha os campos Entrega e Emissão, os demais campos serão preenchidos automaticamente com as informações da nota importada:
- Entrada: É um número único gerado automaticamente para o registro da entrada de nota no sistema SW.
- Fornecedor: Fornecedor dos produtos. Como cadastrar um fornecedor? Clique aqui.
- Entrega: Selecione a data que os produtos foram entregues no estabelecimento. É importante fornecer a data real, pois influência diretamente no estoque na loja.
- Emissão: Selecione a data de emissão da nota.
- Nota fiscal: Número da nota fiscal.
- Série: Série da nota fiscal.
- Modelo: Modelo da nota.
- Chave NF-e: Sequência numérica única, utilizada para identificar a nota. Dica: Campo obrigatório para a emissão de NF-e de Devolução. Como emitir uma NF-e de Devolução? Clique aqui.
5. Na aba Produtos, aparecerão todos os itens contidos na nota com suas informações fiscais:
5.1. Caso algum item na coluna produto esteja em branco significa que o produto não está vinculado ao fornecedor, sendo necessário realizar esse vínculo e depois reiniciar o processo de entrada de notas.
Como cadastrar um fornecedor e vincular os produtos? Clique aqui.
5.2. É sempre importante conferir o fator de cada produto lançado. Como a nota puxa essas informações de entradas anteriores se o fornecedor fez alguma alteração não será aplicada, sendo necessário o ajuste manual. Para isso clique duas vezes no fator do produto que deseja ajustar e realize a alteração, por fim clique em para salvar:
No exemplo, se o Fator da Água antes era 10 e agora é 5, significa que a quantidade de unidades do produto entregues por caixa diminuiu. Mesmo que o valor Total não tenha sofrido alteração, o valor de compra unitário terá mudado, pois estará recebendo menos produto e pagando o mesmo valor.
5.3. É necessário conferir as informações fiscais de todos os produtos e o preenchimento dos campos CFOP e CST ICMS são obrigatórios. Para informar ou editar os campos CFOP, CST ICMS e outros, basta mover a barra de rolagem para a direita e dar um duplo clique direto no campo:
6. Na aba duplicatas, preencha com os dados de pagamento da nota:
6.1. A bonificação deve ser utilizada somente para notas com produtos gratuitos por bonificação, doação ou brinde. Ao habilitar Bonificada, os demais campos da aba Duplicatas não precisarão ser preenchidos, sendo possível finalizar a entrada de nota clicando em .
6.2. Em Conta selecione a conta bancária em que será descontado o valor da nota e no campo Plano de contas selecione em qual plano de contas entrará os valores da nota.
Saiba mais sobre como criar um plano de contas clicando aqui.
6.3. Em parcelamento, preencha os campos abaixo:
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- Quantidade: Informe a quantidade de vezes que a nota foi parcelada. Caso não tenha parcelado preencha com 1.
- 1º Vencimento: Preencha com a data de vencimento da primeira parcela.
- Intervalo de Dias: Coloque o intervalo de dias entre as parcelas.
- Calcular: Após preencher os campos acima clique em calcular. O sistema irá pegar as informações e trazer a quantidade, data de vencimento e valores das parcelas:
No exemplo acima, a nota no valor de 7.500,00 reais foi parcelada em 2 vezes, o intervalo entre as parcelas é de 30 dias e o vencimento da 1ª parcela será em 17/07. Dessa forma, o vencimento da 2ª parcela ficou para 16/08 e o valor de cada parcela será 3.750,00 reais.
7. Após o preenchimento de todas as abas clique em . Aparecerá a mensagem abaixo, se todas as informações estiverem corretas clique em OK.
8. Após a entrada aparecerá uma mensagem com detalhes sobre o pagamento dessa nota, informando que foi gerado automaticamente despesas a pagar. As informações como parcela, valor e datas de vencimento dessas despesas levam em consideração o preenchimento da aba Duplicadas.
Dica: Caso a nota esteja bonificada não será gerado uma despesa a pagar, pois será considerado que a nota não precisa ser paga.
8.1. No caminho Gestão > Financeiro > Despesas > Calendário de Despesas, terá acesso as despesas geradas que deverão ser compensadas quando realizar o pagamento.
Como visualizar as despesas no Calendário de Despesas? Clique aqui.
Como reabrir uma entrada de nota já lançada? Clique aqui.
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