A nota fiscal de entrada, emitida pelo fornecedor, é um documento que registra os produtos adquiridos pela loja. Quando essa nota fiscal é recebida, é possível informar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) sobre a confirmação da emissão, a realização da operação ou o desconhecimento da mesma através do Manifesto. Ao manifestar a Confirmação da Operação, é possível gerar uma pré-entrada que automaticamente cria um novo registro na Entrada de Mercadoria com base no XML da NF-e.

Neste artigo, explicaremos como registrar a entrada de nota através do arquivo XML da nota gerado através da pré-entrada de mercadoria.

Saiba mais sobre a manifestação de NF-e clicando aqui.

Como gerar a Pré-Entrada de mercadoria? Clique aqui.

Como fazer a entrada de nota através do XML?

1. Após gerar a pré-entrada da nota, no Backoffice, um novo registro será criado em Gestão > Estoque > Compras > Entrada de Mercadoria: 

2. Em Entrada de Notas, clique na aba Localizar e busque pelo número da NF-e da nota no manifesto na coluna Nota Fiscal:

Dica: Certifique-se de conferir se o número da NF-e, o fornecedor, a data de emissão e o valor coincidem com as informações da nota que gerou a pré-entrada.

3. Preencha o campo Entrega, os demais campos serão preenchidos automaticamente com as informações da nota:

• Entrada: É um número único gerado automaticamente para o registro da entrada de nota no sistema SW. 
• Fornecedor: Fornecedor dos produtos. Como cadastrar um fornecedor? Clique aqui.
• Entrega: Selecione a data que os produtos foram entregues no estabelecimento. É importante fornecer a data real, pois influência diretamente no estoque na loja.
• Emissão: Data de emissão da nota.
• Nota fiscal: Número da nota fiscal.
• Série: Série da nota fiscal.
• Modelo: Modelo da nota.
• Chave NF-e: Sequência numérica única, utilizada para identificar a nota. Dica: Campo obrigatório para a emissão de NF-e de Devolução. Como emitir uma NF-e de Devolução? Clique aqui.

4. Na aba Produtos, aparecerão todos os itens contidos na nota com suas informações fiscais:

4.1. Caso algum item na coluna produto esteja em branco significa que o produto não está vinculado ao fornecedor, sendo necessário realizar esse vínculo e depois reiniciar o processo de entrada de notas. 

Como cadastrar um fornecedor e vincular os produtos? Clique aqui.

4.2. É sempre importante conferir o fator de cada produto lançado. Como a nota puxa essas informações de entradas anteriores se o fornecedor fez alguma alteração não será aplicada, sendo necessário o ajuste manual. Para isso, selecione o produto desejado e clique no ícone para editar. Após fazer as alterações, clique em salvar:

No exemplo, se o Fator da Coca-Cola antes era 10 e agora é 12, significa que a quantidade de unidades do produto entregues por caixa aumentou. Mesmo que o valor Total não tenha sofrido alteração, o valor de compra unitário terá mudado, pois estará recebendo menos produto e pagando o mesmo valor.

4.3. É necessário conferir as informações fiscais de todos os produtos e o preenchimento dos campos CFOP e CST ICMS são obrigatórios. Para informar ou editar os campos CFOP, CST ICMS e outros, basta mover a barra de rolagem para a direita e dar um duplo clique direto no campo:

5. Na aba duplicatas, preencha com os dados de pagamento da nota:

5.1. A bonificação deve ser utilizada somente para notas com produtos gratuitos por bonificação, doação ou brinde. Ao habilitar Bonificada, os demais campos da aba Duplicatas não precisarão ser preenchidos, sendo possível finalizar a entrada de nota clicando em :

5.2. Em Conta, selecione a conta bancária em que será descontado o valor da nota e no campo Plano de contas, selecione em qual plano de contas entrará os valores da nota:

Saiba mais sobre como criar um plano de contas clicando aqui. 

5.3. Em parcelamento, preencha os campos abaixo:

• • Quantidade: Informe a quantidade de vezes que a nota foi parcelada. Caso não tenha parcelado preencha com 1. 
  • 1º Vencimento: Preencha com a data de vencimento da primeira parcela.
  • Intervalo de Dias: Coloque o intervalo de dias entre as parcelas.
  • Calcular: Após preencher os campos acima clique em Calcular. O sistema irá pegar as informações e trazer a quantidade, data de vencimento e valores das parcelas:

No exemplo acima, a nota no valor de 77,00 reais foi parcelada em 2 vezes, o intervalo entre as parcelas é de 30 dias e o vencimento da 1ª parcela será em 27/09. Dessa forma, o vencimento da 2ª parcela ficou para 27/10 e o valor de cada parcela será 38,50 reais.

6. Após o preenchimento de todas as abas clique em . Aparecerá a mensagem abaixo, se todas as informações estiverem corretas clique em OK:

7. Após a entrada. aparecerá uma mensagem com detalhes sobre o pagamento dessa nota, informando que foi gerado automaticamente despesas a pagar. As informações como parcela, valor e datas de vencimento dessas despesas levam em consideração o preenchimento da aba Duplicadas:

Dica: Caso a nota esteja bonificada não será gerado uma despesa a pagar, pois será considerado que a nota não precisa ser paga.

7.1. No caminho Gestão > Financeiro > Despesas > Calendário de Despesas, você terá acesso as despesas geradas que deverão ser compensadas quando realizar o pagamento.

Como visualizar as despesas no Calendário de Despesas? Clique aqui.

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